Gagner en efficacité avec Outlook 2021

Public

Tout agent utilisant Outlook.

Prérequis

Aucun pré requis, toutefois une connaissance de l'environnement Windows et savoir utiliser Outlook est souhaitable.

Compétences ciblées

Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps.
Faire de sa messagerie un rempart contre l'infobésité.
Organiser son temps et prioriser ses tâches.
Établir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste.

Profil intervenant-e-s

Expert de la Suite Microsoft Office.
Sens de la pédagogie, de l'écoute.

Programme de formation

1. Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps
• Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook ;
• Utiliser les outils intégrés pour simplifier son organisation ;
• Faciliter l'accès aux informations importantes ;
• Organiser son carnet d'adresses avec les groupes de contacts ;
• Synchroniser son Smartphone avec l'agenda, la liste de contacts ;
• Utiliser efficacement les raccourcis clavier.

2. Faire de sa messagerie un rempart contre l'infobésité
• Filtrer les messages indésirables pour ne pas polluer sa messagerie ;
• Créer des réponses types ;
• Signaler les courriels importants ;
• S'imposer des règles de lecture et de réponse aux courriels.

3. Organiser son temps et prioriser ses tâches
• Avoir une vision globale de sa journée de travail avec Outlook aujourd'hui ;
• Gérer son emploi du temps grâce au calendrier ;
• Partager son calendrier et celui de ses collaborateurs ;
• Créer une tâche, un rappel à partir d'un courriel ;
• Planifier rapidement des réunions et inviter les participants ;
• Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre ;
• Mettre en place des bonnes pratiques dans l'utilisation des tâches.

4. Établir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste
• Partage d'expériences : échanges sur les habitudes de classement ;
• Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d'archivage ;
• Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique ;
• Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques ;
• Organiser son interface en fonction de ses rôles et missions quotidiens ;
• Rechercher un message dans ses dossiers.

Méthodes pédagogiques et d'évaluation

Alternance d'exposés théoriques et d'exercices pratiques. Auto-évaluation à chaud des acquis. L'attestation de présence sera envoyée sur demande auprès de votre chargé(e) de formation.

Sessions

Date	Places disponibles
Du 13/12/2024 au 13/12/2024

Informations

• pour les formations catalogue, auprès de votre conseiller formation ou, le cas échéant, auprès de votre chargé(e) de clientèle à l'IGPDE ou par saisine en ligne
• pour les préparations aux concours, auprès de l'IGPDE ou par saisine en ligne

Le numéro de téléphone pour joindre l’IGPDE est le 01 84 80 00 02.

Inscription

Aux formations

• pour les agents du Ministère des Finances (MEF) : formulaire en ligne dans votre espace Bagheera ou le cas échéant, contactez votre conseiller formation
• pour les agents hors Ministère des Finances (MEF) : compléter le bulletin d’inscription en cliquant ici : https://www.economie.gouv.fr/igpde/formations-informations-pratiques et transmettez le à votre conseiller formation.

Aux événements/séminaires

• pour tous : créez votre compte et inscrivez-vous en cliquant sur "Ajouter au panier".